Organisaatioiden monimuotoisuus ja inklusiivisuus ovat vastuullisuuden keskeisiä elementtejä ja samalla kilpailukykytekijöitä. Erityisesti kansainvälisillä organisaatioilla on jo laajasti käytössä monimuotoisuuteen liittyviä tavoitteita ja menettelytapoja monimuotoisuuden mittaamiseksi. Suomessa työelämän tietosuojasääntely asettaa kuitenkin merkittäviä rajoituksia monimuotoisuusdatan keräämiselle. Monimuotoisuuden johtaminen dataa hyödyntäen ei kuitenkaan ole Suomessa mahdotonta.
Juridiset lähtökohdat monimuotoisuusdatan keräämiselle
Henkilötietoa on kaikki tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilötiedon avulla henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti, esimerkiksi eri tietoja yhdistäen. Esimerkkeinä henkilötiedoista voidaan mainita nimen ohella sähköpostiosoite, auton rekisterinumero, IP-osoite ja vaikka lemmikkieläimen nimi. Tietosuojasääntely soveltuu henkilötietojen käsittelyyn.
Työnantaja saa kerätä työntekijästä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä tiukasta tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Monimuotoisuuskartoituksiin tarvittavat henkilötiedot ovat yleensä niin sanottuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisina arkaluonteisina henkilötietoina pidetään esimerkiksi tietoja, joista ilmenee rotu, etninen alkuperä, poliittinen mielipide, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus, terveydentila tai seksuaalinen suuntautuminen. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely on lähtökohtaisesti kiellettyä. Poikkeaminen tästä pääsäännöstä on mahdollista ainoastaan hyvin rajoitetuissa tilanteissa.
Edellä kuvatut rajoitukset tekevät käytännössä mahdottomaksi kerätä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja yksinomaan monimuotoisuusjohtamisen tueksi ja organisaation monimuotoisuuden mittaamiseksi. Tietosuojalainsäädännön asettamia rajoitteita ei myöskään voi kiertää ulkoistamalla henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä ulkopuoliselle palveluntarjoajalle.
Toisaalta on hyvä huomata, että työnantajilla on joka tapauksessa tietoa tietyistä organisaation monimuotoisuuden osatekijöistä, kuten esimerkiksi työntekijöiden sukupuolesta ja iästä. Näitä tietoja käytetään jo nyt tasa-arvosuunnittelussa, eikä lainsäädäntömme estä sitä, että näitä tietoja käytettäisiin osana laajempia monimuotoisuuskartoituksia. Kuten muunkin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn osalta, on kuitenkin syytä huomioida, että tietojen käsittelyn on oltava läpinäkyvää ja siitä on informoitava etukäteen.
Anonyymi data monimuotoisuuden mittaamisen välineenä
Anonyymi tieto ei ole oikeudellisesti arvioiden henkilötietoa eli tietosuojalainsäädännön henkilötietojen käsittelyä koskevat rajoitukset eivät sovellu anonyymin tiedon keräämiseen. Aidosti anonyymin monimuotoisuusdatan kerääminen on siten lainsäädäntömme puitteissa mahdollista.
Lähtökohtaisesti monimuotoisuusdataa kerätään kokonaiskuvan muodostamiseksi organisaation monimuotoisuudesta ja sen kehityksestä. Tämän tiedontarpeen myös anonyymi data yleensä täyttää hyvin.
Käytännössä työnantaja voi kerätä monimuotoisuusdataa toteuttamalla anonyymin kyselyn, johon vastaaminen on vapaaehtoista. Vastaajia koskevat taustakysymykset (esimerkiksi osasto/tiimi, sukupuoli ja ikä) tulee laatia niin laajoiksi, ettei vastaajaa voida näiden taustatietojen perusteella tunnistaa. Samoin kysely on suositeltavaa toteuttaa niin, ettei kyselyyn vastaajaa voida tunnistaa myöskään vastaamisessa käytettävän laitteen tai yhteyden IP-osoitteen perusteella.
Monimuotoisuuskeskustelut ja monimuotoisuusdatan kerääminen työpaikalla voivat herättää henkilöstössä yksityisyydensuojaan liittyviä kysymyksiä ja huolta. Siksi työnantajan on myös olennaista kattavasti tiedottaa henkilöstöä siitä, miksi kysely tehdään ja korostaa, ettei työnantajalla ole mahdollisuutta selvittää, ketkä kyselyyn ovat vastanneet ja miten.
Työnantaja saa kerätä työntekijästä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja.
Henkilöstökyselyt monimuotoisuuden mittaamisen välineinä
Henkilöstökyselyt ovat tyypillisesti matalan kynnyksen keino monimuotoisuusdatan keräämiseksi. Useimmissa organisaatioissa tehdään henkilöstökysely joka tapauksessa vuosittain. Organisaation monimuotoisuutta käsittelevien kysymysten lisääminen henkilöstökyselyyn on tyypillisesti yksinkertaista.
Henkilöstökysely voi olla anonyymi, mutta mikäli näin ei ole, tietosuojalainsäädäntö ei estä kysymästä nimetyiltäkin henkilöiltä heidän havaintojaan ja näkemyksiään työnantajan organisaation moninaisuuteen liittyvistä teemoista. Samojen kysymysten esittäminen vuosittain tuo työnantajalle konkreettista tietoa organisaation monimuotoisuudesta ja sen kehityksestä.
Jos henkilöstökyselyyn vastataan tai voidaan vastata omalla nimellä, olennaista on, ettei työnantaja esitetyillä kysymyksillä tai väitteillä pyri selvittämään vastaajien henkilökohtaisia ominaisuuksia vaan sitä, mitä havaintoja he ovat organisaatiosta tehneet. Usein kysymyksiin vastaaminen tapahtuu esimerkiksi ottamalla kantaa yleisen väitteen paikkansa pitävyyteen numeerisen arvioinnin tai muun asteikon kautta (esim. "Sukupuoli ei vaikuta urakehitykseen työpaikallani", "Olen havainnut, että työpaikalla syrjitään maahanmuuttajataustaisia työntekijöitä"). Mikäli avoimia kysymyksiä käytetään, työnantajan on suositeltavaa ohjeistaa, ettei vastauksissa tule nimetä yksittäisiä työyhteisön jäseniä.
Henkilöstökysely on myös hyvä tapa selvittää henkilöstön näkemyksiä siitä, miten työpaikalla voidaan edistää monimuotoisuutta ja inklusiivisuutta ja miten jo päätetyt toimenpiteet ovat toteutuneet. Näitä tietoja voidaan käyttää lakisääteisen yhdenvertaisuussuunnittelun osana.
Työnantajan toiminta yksittäistapauksessa
Edellä kuvatut tietosuojalainsäädännön asettamat rajoitukset eivät luonnollisesti estä sitä, että työntekijä paljastaa arkaluontoisiakin tietoja itsestään työnantajalle yksittäistapauksessa, esimerkiksi ilmoittaessaan HR:lle kokemastaan syrjinnästä. Työnantajalla on oikeus kerätä ja käsitellä näitä tietoja ja lisäksi lakisääteinen velvollisuus puuttua tilanteeseen. Työnantajalla on puuttumisvelvollisuus myös siinä tilanteessa, jossa esimerkiksi monimuotoisuusdatan keräämisen yhteydessä selviää, että organisaatiossa noudatetaan syrjiviä käytäntöjä.
The content of this article is intended to provide a general guide to the subject matter. Specialist advice should be sought about your specific circumstances.